أهم المعلومات عن ادارة المشتريات و المخازن

إن نجاح المؤسسات في تحقيق أهدافها يعتمد على عدة عوامل، أهمها توفير احتياجاتها ومتطلباتها لإتمام العملية الإنتاجية، مع مراعاة توفير هذه الاحتياجات بشكل مثالي من حيث الكمية، الجودة والوقت والسعر، ولكي يحدث ذلك لا بد من توافر قسم متخصص في هذا الشأن وهو قسم المشتريات، ومن خلال موقع برام سوفت، سنتعرف سويًا على ادارة المشتريات و المخازن وأهميتها ومسؤولياتها وأهدافها،  كما نستعرض التحديات التي تواجهها الإدارة وكيفية تطويرها، كل ما عليك هو أن تتابع السطور القادمة.

ادارة المشتريات و المخازن

ادارة المشتريات و المخازن هي الإدارة المسؤولة عن التخطيط المسبق لتوفير كافة المتطلبات التي تحتاجها المؤسسة، والقيام بالرقابة عليها، تحقيق أهداف المنظمة وأداء مهامها على أكمل وجه، وعليه يمكن القول أن إدارة المشتريات تركز جهودها على إتمام عمليات الشراء بالكمية المطلوبة والجودة المثالية والسعر المناسب والوقت المحدد وأفضل مصدر للتوريد.

أهمية ادارة المشتريات والمخازن

تكتسب إدارة المشتريات أهميتها من كونها عنصرًا أساسيًا في تحقيق أهداف المنظمة، حيث تعتبر حلقة وصل ضرورية تعتمد عليها الإدارات الأخرى للقيام بأنشطتها وضمان حسن سير العملية التشغيلية داخل المنظمة، كما تعمل ادارة المشتريات و المخازن على توفير احتياجات المنظمة بالسعر الأنسب ومن أفضل مصدر للتوريد، وفي هذه الحالة تكون وظيفة قسم المشتريات قد اكتملت إلى حد كبير كما ينبغي، تتراوح تكاليف المشتريات بين 40 إلى 60% من قيمة المبيعات، وهي نسبة كبيرة يجب التعامل معها بالشكل الأمثل.

مسؤوليات ادارة المشتريات والمخازن

إن مسؤوليات قسم المشتريات عديدة ومتنوعة مما يعكس بشكل مباشر أهمية هذا القسم في المنظمة، ويمكن تحديد أهم هذه المسؤوليات فيما يلي:

1- التخطيط

تعمل ادارة المشتريات و المخازن على وضع السياسات والشروط المناسبة لعملية الشراء، ومن ثم إجراء التطورات فيها، وأبرز السياسات في هذا المجال هي سياسة الشراء حسب الحاجة، وسياسة الشراء بكميات قليلة، وسياسة الشراء مقدما للتخزين.

2- إجراء بحث

لأن إدارة المشتريات هي عنصر من عناصر التعامل المباشر مع سوق الأعمال، فيجب عليها أن تكون على دراية كاملة بحالة السوق وتقلباته، الأمر الذي يتطلب البحث والدراسات المستمرة، ولذلك يعتبر من مسؤوليات قسم المشتريات جمع المعلومات المتعلقة باحتياجات المنظمة من المواد والخدمات ودراسة اتجاهات أسعارها ومدى توفر كمياتها وكذلك دراسة البدائل المناسبة.

3- مراجعة أوامر الشراء

من مهام قسم المشتريات مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة، وفي حالة وجود تجاوز يتم مراجعة الطلبات مع الإدارة لإعادة هيكلتها بما يلبي احتياجات الإدارة ولا يتعارض مع خطة المنظمة.

4- الجدولة الزمنية للمشتريات

تعمل ادارة المشتريات و المخازن على تنظيم جدول زمني لاستلام المشتريات، بحيث يلبي احتياجات المؤسسة وأقسامها المختلفة، كما يراعي كفاءة التخزين في المؤسسة، مع مراعاة جدولة الدفعات المالية للمواد الموردة.

5- تحديد مستوى المخزون

تحديد مستويات المخزون هي مسؤولية قسم المشتريات، ويتم ذلك بالتعاون مع قسم المستودعات، يتم تعيين مستويات المخزون بين الحد الأدنى للطلب ونقطة إعادة الطلب والحد الأقصى للمخزون.

6- إصدار أوامر الشراء والتوريد

بعد الاتفاق مع المورد على جلب المواد منه بكمية وسعر ومواصفات محددة، يقوم قسم المشتريات بإصدار وثيقة أمر شراء للمورد من أجل تزويد مخازن المؤسسة بهذه المواد، ويتم متابعة عملية التسليم معه، علاوة على أنه المسئول أيضًا عن التخلص من الأشياء الزائدة بالمخزون.

أفضل ممارسات ادارة المشتريات والمخازن

تعرف الآن على أفضل ممارسات ادارة المشتريات والمخازن، وذلك من خلال ما يلي:

• استخدام أنظمة إدارة المشتريات والمخازن: تساعد أنظمة إدارة المشتريات والمخازن (ERP) على أتمتة العديد من المهام، ممّا يُحسّن من كفاءة العمليات ويقلّل من الأخطاء.
• التخطيط الاستراتيجي: يجب على الشركات  وضع خطط استراتيجية لإدارة المشتريات والمخازن، مع مراعاة العوامل الداخلية والخارجية التي قد تُؤثّر على عملياتها.
• إدارة علاقات الموردين: يجب على الشركات  بناء علاقات قوية مع مورديها، ممّا يُساعد على ضمان حصولها على المواد الخام والسلع ذات الجودة العالية في الوقت المحدد.
• تحسين إدارة المخزون: يجب على الشركات  تحسين إدارة مخزونها من خلال تطبيق تقنيات مثل “just-in-time” (التوريد عند الحاجة) و “ABC” (تصنيف المواد حسب أهميتها).
• الامتثال للقوانين واللوائح: يجب على الشركات  الامتثال للقوانين واللوائح المنظمة للمشتريات والمخازن.

دور التكنولوجيا في ادارة المشتريات والمخازن

تلعب التكنولوجيا دورًا هامًا في تحسين كفاءة إدارة المشتريات والمخازن، وهي كالآتي:

• أنظمة إدارة المشتريات والمخازن ERP: تساعد أنظمة ERP على أتمتة العديد من المهام، تساعد أنظمة ERP على أتمتة العديد من المهام، مثل طلب العروض، وتتبع الطلبيات، وإدارة المخزون، مما يوفر الوقت والجهد على الموظفين ويقلل من الأخطاء.
• التحليلات البيانات: يمكن للشركات  الاستفادة من تحليلات البيانات لتحسين عمليات المشتريات والمخازن، على سبيل المثال، يمكن استخدام البيانات لتحديد أنماط الطلب وتوقعات المبيعات، مما يساعد على تحسين التنبؤ بالطلب وتجنب المخزون الزائد أو النقص.
• إنترنت الأشياء :(IoT) يمكن استخدام إنترنت الأشياء (IoT) لتتبع حركة المواد الخام والسلع في الوقت الفعلي، مما يساعد على تحسين كفاءة سلسلة التوريد وتقليل المخاطر المرتبطة بالسرقة أو التلف.
• التجارة الإلكترونية: يمكن للشركات  الاستفادة من منصات التجارة الإلكترونية للوصول إلى مجموعة أكبر من الموردين والحصول على أفضل الأسعار.

التحديات التي تواجهها ادارة المشتريات والمخازن 

تواجه ادارة المشتريات و المخازن بعض التحديات الخارجية التي تعيق عمليات الشراء، من بين تلك التحديات ما يلي:

• عدم الاستقرار السياسي: قد تؤثر الأحداث السياسية على استقرار الاقتصاد المصري، ممّا قد يؤثر على سلاسل التوريد وأسعار المواد الخام.
• البنية التحتية: قد تواجه بعض الشركات  صعوبات في الحصول على بنية تحتية مناسبة لإدارة المخازن، مثل أنظمة التخزين الحديثة.
• نقص المهارات: قد تعاني بعض الشركات  من نقص في المهارات اللازمة لإدارة المشتريات والمخازن بكفاءة.
• الممارسات البيروقراطية: قد تواجه بعض الشركات  بيروقراطية في التعامل مع الجهات الحكومية، ممّا قد يؤثر على سرعة عمليات الشراء.
• المنافسة: تواجه الشركات  منافسة قوية من الشركات المحلية والدولية، ممّا يجعلها بحاجة إلى تحسين كفاءة عملياتها للحفاظ على قدرتها التنافسية.

نظرة مستقبلية عن ادارة المشتريات والمخازن

من المتوقع أن يشهد مجال ادارة المشتريات والمخازن في مصر تطورات كبيرة في المستقبل، فيما يلي بعض الاتجاهات الرئيسية التي يمكن توقعها:

• زيادة اعتماد التكنولوجيا: سيستمر اعتماد الشركات على التكنولوجيا لإدارة المشتريات والمخازن بشكل أكبر.
• استدامة سلسلة التوريد: ستولي الشركات  اهتمامًا أكبر للاستدامة في سلسلة التوريد، مما يعني التركيز على شراء المواد الخام والسلع من موردين صديقين للبيئة.
• العولمة: من المتوقع أن تستمر الشركات في التوسع عالميًا، مما يتطلب أنظمة إدارة المشتريات والمخازن قادرة على التعامل مع سلاسل التوريد الدولية المعقدة.
• المهنية: سيزداد الطلب على المهنيين المهرة في مجال إدارة المشتريات والمخازن، مما سيؤدي إلى الحاجة إلى المزيد من البرامج التدريبية المتخصصة.

للحصول على خدمات ادارة المشتريات والمخازن بأسعار لا تقبل المنافسة عبر موقع برام سوفت تواصل معنا.

في النهاية، تلعب ادارة المشتريات و المخازن دورًا رئيسيًا في نجاح أي من الشركات والمؤسسات، وذلك من خلال تطبيق أفضل الممارسات والاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للشركات تحسين كفاءة عملياتها وتوفير التكاليف وتحسين خدمة العملاء، مع التطورات المستقبلية المتوقعة، لذا فإنه من الهام للشركات البقاء على اطلاع على أحدث الاتجاهات والابتكارات في مجال إدارة المشتريات والمخازن.