هل تمتلك شركة وتريد التأكد من أنك تتعامل مع عائدات المبيعات بشكل صحيح؟ هل تبحث عن طريقة سهلة لتتبع منتجاتك المرتجعة؟ إذا كان الأمر كذلك، فلا بد أن تتعرف على نقاط مهمة وأساسية عن فاتورة مرتجع مبيعات وما أهميتها وكيف تعمل، حيث تعد مستند هامًا تصدره الشركة للعميل، يتضمن تفاصيل عملية البيع، بما في ذلك طبيعة المنتجات أو السلع أو الخدمات المقدمة والسعر وأي خصومات عليها، وهي بمثابة دليل على حدوث المعاملة بين البائع والمشتري، ومحضر للصفقة بين الطرفين، لذا ومن خلال موقع برام سوفت سنسلط الضوء عليها ونتعرف على الكثير من المعلومات التي تدور حولها.
ما هي فاتورة مرتجع مبيعات؟
فاتورة مرتجع مبيعات هي مستند يستخدم لتسجيل إرجاع البضائع أو الخدمات من العميل إلى البائع، إنها بمثابة إيصال للعنصر المرتجع وعادة ما يتم إصداره نقدًا، وعادة ما يكون الإرجاع بسبب كمية زائدة أو منتج أو خدمة غير مرضية، كما يعد إعداد فواتير عوائد المبيعات أمرًا مهمًا لأنه يساعد في تتبع المرتجعات والمبالغ المستردة، وكذلك لضمان الاحتفاظ بسجلات محاسبية دقيقة.
تعتبر فاتورة مرتجع مبيعات بمثابة إيصال لمشتريات العملاء، والذي يمكن استخدامه في عمليات الإسترجاع أو استبدال السلع، بالإضافة إلى ذلك، توفر الفاتورة الفرصة لحساب المبالغ المستردة أو الاعتمادات على السلع المرتجعة، وأخيرًا فهي بمثابة أداة لحفظ السجلات تسهل تتبع الإيرادات والمبيعات.
ما هي أهمية فاتورة مرتجع مبيعات؟
تخدم فاتورة المبيعات العديد من الأغراض والأهداف لكلا الطرفين: البائع والمشتري أو الشركة والعميل، وفيما يلي نستعرض بعض الأسباب التي توضح أهميتها:
- الامتثال القانوني: تسن العديد من الدول قوانين تلزم الشركات والأفراد بتقديم فاتورة مبيعات، وإذا لم يتم إصدارها، فإن القائم بذلك يتعرض لدفع الغرامات والعقوبات شديدة.
- حفظ السجلات: تعتبر فاتورة المبيعات بمثابة سجل للمعاملة لكل من البائع والمشتري، يستخدمه البائع لأغراض ضريبية ومحاسبية، بينما يستخدمه المشتري كدليل على حدوث المعاملة.
- تأكيد الدفع: يتم استخدام فاتورة المبيعات للتأكد من أن الدفع قد تم أو استحقاقه.
- إثبات المعاملة: يتم استخدام فاتورة المبيعات كدليل على حدوث معاملة بيع بين البائع والمشتري، وتتضمن تفاصيل مهمة مثل تاريخ البيع و السلع أو الخدمات المباعة والكمية والسعر وأي ضرائب مبيعات مطبقة.
- الاحترافية في العمل: إصدار فاتورة المبيعات يعكس الاحترافية في العمل ودرجة عالية من المصداقية يشعر من خلالها أنه يتعامل مع شركة تعرف كيف تتعامل مع التزاماتها المادية بشكل جدي تمامًا.
- حل النزاعات: في حالة وجود أي نزاع أو سوء فهم بين الطرفين، يمكن أن تكون فاتورة المبيعات بمثابة إثبات لشروط الصفقة لتجنب النزاعات وانهيار العلاقات.
إنشاء نموذج فاتورة مرتجعات
يعد إنشاء فاتورة مرتجع مبيعات أمرًا ميسرًا للغاية، تابع الخطوات التالية لتتمكن من إنشائها بسهولة ويسر:
- قم بإدخال معلومات العميل و المبلغ المرتجع، يتضمن ذلك الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال وتفاصيل ما يتم إرجاعه.
- أدخل معلومات الإرجاع في النظام، بما في ذلك رقم الصنف والكمية والسعر وأي ضرائب أو خصومات مطبقة.
- بمجرد اكتمال ذلك، يمكن طباعة فاتورة مرتجعات المبيعات أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى العميل.
- وأخيرًا، يجب توقيع الفاتورة من قبل الطرفين لتأكيد قبول الإرجاع.
عند معالجة فاتورة مرتجعات المبيعات، من المهم الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمرتجعات وأي مبالغ مستردة مستحقة، يتيح ذلك للبائعين تتبع عمليات الإرجاع والمبالغ المستردة بدقة والتأكد من حصولهم على كافة الأموال المستحقة من العناصر المرتجعة، بالإضافة إلى ذلك، من المهم مراجعة أحد متخصصي الضرائب حيث قد تكون هناك آثار على الإبلاغ عن الإقرارات الضريبية.
ما الذي يجب تضمينه في فاتورة مرتجعات المبيعات؟
عند إنشاء فاتورة مرتجع مبيعات، من المهم تضمين كافة المعلومات الضرورية المتعلقة بالبيع، يتضمن ذلك تاريخ الإرجاع واسم العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال والعناصر التي تم إرجاعها وأي رسوم أو ضرائب مرتبطة بها، ومن المهم أيضًا تضمين رقم الفاتورة، مما سيساعدك على تتبع المعاملة.
بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك التأكد من ذكر المبلغ المرتجع بشكل صحيح في الفاتورة، بما في ذلك أي ضرائب أو رسوم مرتبطة بالإرجاع وأخيرًا، يجب عليك التأكد من أن كافة المعلومات ذات الصلة مرئية بوضوح في الفاتورة حتى تتمكن أنت والعميل من فهمها بسهولة.
ما الفرق بين مرتجعات الشراء و مرتجعات المبيعات؟
تتطلب مرتجعات الشراء والمبيعات إصدار فاتورة أو إيصال وتتبعها، حتى تتمكن كافة الأطراف المعنية من تتبع معاملاتهم مع بعضهم البعض، لكن الفرق الرئيسي بين مرتجعات الشراء و مرتجعات المبيعات هو اتجاه الحركة:
- مرتجعات الشراء: تتضمن مرتجعات الشراء قيام العميل بإعادة البضائع إلى البائع، في حين تتضمن مرتجعات المبيعات البائع إعادة البضائع إلى العميل، ويقوم العميل بإرجاع عنصر اشتراه من البائع، وعادةً ما يعيدونها لأنها خاطئة أو ليست كما توقعوا، يقوم البائع بعد ذلك برد ثمن شراء السلعة المرتجعة الى العميل.
- مرتجعات المبيعات: يقوم البائع بإرجاع عنصر تم بيعه إلى العميل، قد يكون هذا بسبب تعرضها للتلف أثناء النقل، أو لأن العميل غير رأيه وقرر عدم الاحتفاظ بها، وسيقوم البائع بعد ذلك برد ثمن شراء السلعة المرتجعة الى العميل.
كيفية حساب المستردات من فاتورة مردود المبيعات
عليك معرفة قيمة البضائع أو الخدمات المرتجعة ومبلغ الفاتورة الأصلية، إذا تم دفع الفاتورة الأصلية بالكامل، فسوف تحتاج إلى إعادة أي أموال متبقية إلى العميل بعد خصم قيمة البضائع أو الخدمات التي تم إرجاعها، سيتم حساب إجمالي مبلغ الاسترداد عن طريق طرح قيمة البضائع أو الخدمات المرتجعة من مبلغ الفاتورة الأصلية.
إذا تم تضمين أية ضرائب في الفاتورة، فيجب أيضًا خصمها من المبلغ المسترد، وبمجرد قيامك بسحب المبلغ الإجمالي المسترد، يمكنك إصدار رد أموال إلى عميلك بالمبلغ المناسب.
كيفية التعامل مع المدفوعات على فاتورة مرتجعات المبيعات
عندما يقوم العميل بإرجاع منتج ما، يجب عليك التعامل مع الدفعات في فاتورة إرجاع المبيعات بعناية، بشكل عام عند إرجاع البضائع، يتم استرداد مبلغ الدفع الأصلي للعميل، اعتمادًا على طريقة الدفع المستخدمة، قد تحتاج إلى رد أموال العميل نقدًا، أو إضافة بطاقة الائتمان الخاصة به أو حسابه البنكي، أو إصدار رصيد متجر له.
ستختلف العملية الدقيقة اعتمادًا على نوع طريقة الدفع المستخدمة، عند معالجة مرتجعات المبيعات، من المهم التأكد من إضافة المبلغ الصحيح إلى حساب العميل وتتبع أي مبالغ مستردة وحسابها بشكل صحيح، بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك التأكد من تحديث أي سجلات داخلية بتفاصيل المعاملة حتى تتمكن من تتبع مرتجعات كتابك والإبلاغ عنها بدقة.
نصائح لتجنب الأخطاء الشائعة في مرتجعات المبيعات
عند التعامل مع فاتورة مرتجع مبيعات ، من المهم أن تكون هناك عمليات مطبقة لتجنب الأخطاء لذا تابع النصائح التالية:
- التأكد من مراجعة كافة الأوراق المتعلقة بالإرجاع قبل القيام به، يتضمن ذلك أمر المبيعات الأصلي وإيصال التسليم والفاتورة، و سيساعدك ذلك على ضمان قيام العميل بإرجاع العنصر الصحيح وحصوله على الرصيد المناسب.
- التأكد من إنشاء عملية واضحة للتعامل مع العناصر المرتجعة، حيث يجب أن يشمل ذلك كيفية معالجة المبالغ المستردة وكيفية التعامل مع المدفوعات.
- التأكد من أن ممثلي خدمة العملاء يقدمون معلومات دقيقة حول المرتجعات والمبالغ المستردة، يساعد ذلك على ضمان حصول العملاء على تجربة إيجابية ومن المرجح أن يعودوا مرة أخرى في المستقبل.
- تتبع كافة عائدات المبيعات وتأكد من ظهورها في سجلاتك المالية، و سيساعدك هذا على تتبع المرتجعات والإبلاغ عنها بدقة وتحديد أي مشكلات محتملة.
يمكنك الآن أن تقوم بطلب نموذج فاتورة مرتجع مبيعات من خلال موقع برام وستحصل عليها بسعر مميز، فقط تواصل معنا.
ختامًا، وبعد أن تعرفت على كافة المعلومات التي تحتاجها عن فاتورة مرتجع مبيعات وأهميتها البالغة في مجال عملك التجاري، لا تتردد في متابعة موقعنا للتعرف على المزيد من المعلومات التي ستساعدك في مجال عملك وتحقيق أعلى معدل من النجاح به.