أهم المعلومات عن نظام فواتير الكتروني

انتشر مؤخرًا مصطلح الفاتورة الإلكترونية في العديد من المجالات التجارية، وانضم العديد من الممولين إلى هذا النظام من أجل مواكبة التكنولوجيا والذهاب نحو عالم المعاملات الرقمية، واستجابة لقرارات سلطة الضرائب المصرية من أجل التحول الرقمي، اتخذت وزارة المالية المصرية ومصلحة الضرائب عدة خطوات لتطبيق الفاتورة الإلكترونية، ولكن نظام فواتير الكتروني لا زال مبهمًا للكثير من المواطنين العاملين ولا زالوا يتسائلون عن مفهوم الفاتورة الإلكترونية وخصائصها وأهميتها، لذا ومن خلال موقع برام سوفت، سوف نتعرف سويًا على كل ما له علاقة بالأمر من خلال السطور القادمة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تثبت المعاملات الخاصة ببيع السلع والخدمات، تحتوي هذه الوثيقة على مكونات وخصائص، ويتم إعدادها وتوقيعها إلكترونياً وإرسالها واستلامها من خلال نظام الفاتورة الإلكترونية ومن قبل المكلف، كما تتم مراجعتها والتحقق منها في الوقت الفعلي من قبل مصلحة الضرائب.

بعد الانضمام لنظام الفاتورة الإلكترونية سيُطلب من الشركات والأفراد تسجيل مبيعاتهم ومشترياتهم على النظام الإلكتروني لمصلحة الضرائب وفقًا للمادة 35 من قانون الإجراءات الضريبية الموحد، بالإضافة إلى إلزام كل ممول بإصدار فاتورة ضريبية أو الاستلام بشكل إلكتروني وفقا للمادة 37 من نفس القانون، كما يمكن للشركات غير المشمولة بالقرار الإلزامي استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية إذا رغبت في ذلك.

نظام فواتير الكتروني

هو النظام الحديث الذي يتم استخدام الفواتير الإلكترونية به في الكثير من الأغراض التجارية، مواكبة لأحدث التطورات التكنولوجية في ذلك الصدد، وتوفيرًا للوقت والجهد، بالإضافة إلى أنه النظام الأكثر دقة من الأنظمة اليدوية القديمة.

خصائص نظام فواتير الكتروني

من الجدير بالذكر هنا أن مصلحة الضرائب ما زالت تعمل على ربط نظام الفاتورة الإلكترونية بالإقرار الإلكتروني، ومن المتوقع أن يتوفر هذا التكامل في المراحل القادمة من النظام، يتميز نظام الفاتورة الإلكترونية بالعديد من الخصائص، وهي كالآتي:

• وجود رقم مميز لكل فاتورة، وهذا ما يسمى UUID ويختلف عن رقم الفاتورة الداخلية للشركة.
• وجود شكل ومحتوى موحد لكل فاتورة داخل النظام، مع التأكيد على أن شكل الفاتورة لن يتغير داخل الشركة.
• يوفر النظام ترميزًا موحدًا للسلع والخدمات، وتتضمن الفواتير توقيعًا إلكترونيًا، مما يضمن الأمان الكامل لبيانات الفاتورة وإثبات السلطة القانونية لمستخدمي النظام. 
• يقوم النظام بإرسال إشعارات فورية لكل من البائع والمشتري لمشاركة بيانات الفاتورة معهم.
• من الممكن استخدام النظام لحفظ بيانات الفاتورة ومراجعتها وطباعتها.
• يوفر النظام خيار ربطه ببرنامج التخطيط المؤسسي (ERP) يتم تحقيق هذا التكامل باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات التي توفرها الشركة المنفذة للحل التقني.
• يقوم برنامج ERP بإرسال البيانات المحددة من قبل مصلحة الضرائب إلى نظام الفاتورة الإلكترونية، وتقوم API بنقل بيانات الفاتورة بتنسيق JSON أو XML دون تحويل نموذج الفاتورة.
• يوفر IRS نظامًا أساسيًا لشرح خطوات التكامل والواجهات  (SDK).
• من شروط الفاتورة الإلكترونية توحيد الأكواد الخاصة بالمنتجات والخدمات، مما يعني أن الأكواد الداخلية وحدها لا تكفي، وهنا أمامك طريقتان لتوحيد الأكواد الخاصة بك: أكواد GS1 أو أكواد EGS.

مزايا نظام فواتير الكتروني

هناك العديد من المميزات التي تجعلك تسعى لتضمين هذا النظام في مجال عملك، تلك المميزات هي:

• يتيح لك نظام الفاتورة الإلكتروني إصدار الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية، كما يتيح لك تبادل الفواتير، إشعارات الخصم وإشعارات الإضافة مع الجهات والشركات الأخرى.
• يحتفظ النظام بحق مستخدميه في تعديل الفواتير من خلال إصدار إشعارات الخصم أو الإضافة إلى الفاتورة أو إلغاء الفاتورة بالكامل وإصدار فاتورة أخرى، على أن يتم ذلك خلال الوقت المحدد قانوناً للإلغاء.
• في حال وجود خطأ في الفاتورة الصادرة مسبقاً، سيتم تعديلها من خلال إصدار إشعارات الخصم أو إشعارات الإضافة المتعلقة بالفواتير السابقة.
• كما يمكن إصدار إشعارات تتعلق بمجموعة فواتير بدلاً من فاتورة واحدة، على ألا يتجاوز مجموع مبالغ هذه الإشعارات مبلغ الفاتورة الصادرة سابقاً. 
• كما يتيح النظام لمستخدميه إمكانية إصدار إشعار دائن، على ألا يتجاوز مبلغ الإشعار الدائن مبلغ الفاتورة المرتبطة به.

كيفية إرسال طلب للانضمام إلى نظام فواتير الكتروني

يقوم الممول الذي يرغب في الانضمام لنظام الفاتورة الإلكترونية للعمل في الإطار الرسمي بإرسال طلب القيد على البريد الإلكتروني التالي  [email protected]، مع تضمين الرسالة المرفقات التالية:

• نسخة من بطاقة الرقم القومي أو جواز السفر للمكلف.
• نسخة من البطاقة الضريبية. 
• نسخة من شهادة تسجيل القيمة المضافة.
• نسخة من كتاب تفويض من الشركة لممثل الممول (المفوض) إن وجد.

سيقوم الممول بالرد عبر البريد الإلكتروني برفض المستندات إذا لم تكن كاملة أو قبولها، بعد الانتهاء من المستندات يتوجه المكلف إلى مصلحة الضرائب مصطحباً معه أصول جميع المستندات السابقة، يقوم الموظف بمطابقة الأصل مع الصور المرسلة عبر البريد الإلكتروني، وفي حالة اكتمال المطابقة تقوم الهيئة بإرسال رسالة خلال 48 ساعة لتفعيل تسجيل المكلف على النظام، وبعد التفعيل سيتم إرسال رابط يمكنك من خلاله التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية.

كيفية استخراج التوقيع الإلكتروني والحصول على الرمز

يفيد التوقيع الإلكتروني في توثيق معاملات الممول ونسب ملكيته ومنع التلاعب والتزوير، لذلك فإن الحصول على توقيع إلكتروني لفواتير شركتك ضروري للانضمام إلى النظام.

قبل استخراج التوقيع الإلكتروني، يجب عليك ضبط بعض الإعدادات على جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول الخاص بك بحيث يتم تكوينه لإعداد شهادة التوقيع الإلكتروني، ويجب أن يكون نظامك هو Windows 8 أو 10 أو 11، ولن يستجيب نظامك إذا كان Windows 7 أو إصدار أقدم، قم بتنزيل شهادة UAT\PreProd باتباع إرشادات ملف SDK.

يتم استخراج التوقيع الإلكتروني عن طريق أي من الشركات التالية:

• شركة مصر للثقة
• شركة مصر للمقاصة
• شركة مصر الثابتة
• شركة دلتا

مع العلم أنه يجب توافر تلك المستندات عند الذهاب إلى الشركة لاستخراج التوقيع: أصول جميع المستندات والوثائق الخاصة بالشركة، نسخة من السجل التجاري للشركة، نسخة من البطاقة الضريبية، نسخة من عقد الشركة، ونسخة من الإثبات الشخصي للمسؤول.

علمًا بأن الممول / المفوض سيقوم بتعبئة بيانات الشركة على ورقة تسلم له، ثم يوقع نسختين من عقد شهادة التوقيع الإلكتروني، ويحتفظ بواحدة منها، بعد تقديم الطلب في الشركة يعود المسؤول لاستلام شهادة التوقيع وجهاز التوقيع أو يمكن شحنهما إليه.

خطوات التسجيل الذاتي في نظام الفاتورة الإلكترونية 

الشخص الذي يمكنه تسجيل الشركة في نظام الفاتورة الإلكترونية هو إما الممول (صاحب الشركة) أو المفوض وهو الشخص الذي يعينه صاحب الشركة للقيام بالإجراءات نيابة عنه، وقد يكون محاسب الشركة، أو مسؤول تكنولوجيا المعلومات، حسب مسؤوليات الموظفين في المنظمة، خطوات التسجيل الذاتي في الفاتورة الإلكترونية هي كما يلي:

1. انتقل إلى الرابط التالي الخاص بوزارة المالية.
2. انقر على زر بدء التسجيل الظاهر أمامك في الصفحة الرئيسية.
3. أكمل البيانات المطلوبة ليتم تحويلها إلى حسابك على الموقع الإلكتروني للنظام.

إذا واجهت أي مشكلة في التسجيل أرسلها إلى البريد الإلكتروني التالي: [email protected] وسيقوم الدعم الفني بمساعدتك.

للحصول على نظام فواتير الكتروني بأقل الأسعار من خلال موقع برام سوفت تواصل معنا.

في النهاية بعد أن تعرفت على كافة المعلومات التي تدور حول نظام فواتير الكتروني لا تتردد في الانضمام إليه، فإنه سيسهل عليك الكثير من المهام بمجال عملك علاوة على تقديمه لك العديد من المزايا الرائعة التي تساعدك على التطور بشكل أسرع.