إن كنت تعمل في مجالً تجاريًا فبالتأكيد سمعت عن أهمية الأنظمة المعلوماتية لتحقيق الكفاءة و تحسين الأداء في عملك، ومن أهم هذه الأنظمة هو نظام POS ونظام ERP، اللذان لهما دورَا هامَا في إدارة عمليات الأعمال والمبيعات والمخزون، ولكن مع ذلك مازال يصعب على بعض الأشخاص التفرقة بين النظامين، ومعرفة الاختلافات بينهما، وما النظام الأفضل لأعمالهم، ولذلك ومن خلال موقع برام سوفت سنتعرف على الفرق بينهم، والغرض من كل نظام، والفروق في وظائف كلًا منهما عند تطبيق أي منهما في الأعمال التجارية، والكثير من المعلومات التي تقودنا في النهاية إلى مدى تكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP، كل ما عليك هو متابعة السطور القادمة.
ما هو مفهوم نظام نقاط البيع أو POS ؟
إن نظام نقاط البيع هو نظام معلوماتي، يستخدم في معالجة معاملات المبيعات والمدفوعات في الأعمال التجارية، ويتضمن غالبَا شاشة عرض، ماسح الباركود، جهاز قراءة بطاقات الائتمان، وغيرها من المكونات اللازمة لإتمام البيع، وتحديد الكمية المتبقية.
وهو نظام يهدف لتسهيل عملية البيع، ومعرفة المتبقي في المخزون، والتسهيل علي العملاء، وتوفير الوقت، وتقديم وسائل سريعة لمعالجة المدفوعات، وتقديم إيصالات للشراء والأداء العام، ويؤدي إلى تعزيز الكفاءة، وتسهيل عمليات البيع، ويستخدم هذا النظام في المطاعم، والفنادق، والمتاجر، والمحلات التجارية، والمتاجر الألكترونية.
مميزات برنامج POS أو برنامج نقاط البيع
إن برنامج POS له العديد من المميزات والفوائد، ومنها:
- سرعة وسهولة المعاملات: حيث يمكن للنظام تسجيل المعاملات بسرعة ودقة، تقديم الفواتير، واستلام المدفوعات بسرعة.
- تتبع المخزون: حيث يمكن للنظام الإبلاغ عن الكميات المتوفرة والمباعة؛ مما يساعد في تجنب نفاذ المخزون، أو فقدان المبيعات.
- التقارير والإحصائيات: يوفر تقارير وإحصائيات حول مبيعات المنتجات والعملاء، وأنماط الشراء، مما يساعد في اتخاذ القرارات.
- توفير الوقت والجهد: فالنظام يساعد في توفير الوقت والجهد في عمليات البيع والمبيعات، مما يساعد في صب تركيزهم علي جوانب أخري تفيد المؤسسة.
- تحسين تجربة العملاء: حيث يمكنه توفير خيارات الدفع المتنوعة، ومعالجة المعلومات بسرعة، مما يسعد العملاء، ويزيد من فرص عودتهم مرة أخري.
- المرونة: يمكن تخصيصه ليلائم احتياجات المؤسسة ومتطلباتها، مما يساعد في تطوير نظام المؤسسة، وعملها بشكل يتماشى مع استراتيجياتها المالية والتسويقية.
- الدعم الفني والتحديثات: حيث يقوم مزود البرنامج بتوفير خدمة دعم فني علي مدار الساعة؛ لتلبية الاحتياجات، وحل المشكلات، وأيضَا تحديثات دورية للبرنامج؛ لضمان تحسين الأداء.
أهمية نظام POS
في إطار التعرف على كافة المعلومات التي تدور حول تكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP، لنتعرف على أهمية نظام POS وذلك من خلال ما يلي:
- تسجيل المبيعات: حيث يسهل تسجيل العمليات بدقة مما يحسن التنبؤ بالمبيعات المستقبلية والتخطيط للإمدادات.
- إدارة المخزون: حيث يقوم بالتحديث آليَا عند إضافة منتجات جديدة، أو عند البيع، مما يساعد على تحسين الكفاءة.
- تحليل البيانات: يقوم بتحليل البيانات بشكل آلي، واستخراج تقارير حول المبيعات وأداء العاملين، وتوقع لأنماط العملاء، مما يساعد في اتخاذ القرارات السليمة.
- تحسين تجربة العملاء:بسبب السرعة في البيع، ومنحهم عروض ترويجية، وتخفيضات بطريقة سهلة، مما يزيد من رضا العملاء .
ما مفهوم نظام تخطيط موارد المؤسسات أو ERP ؟
إن نظام تخطيط موارد المؤسسات هو نظام متكامل، يهدف إلى إدارة الأعمال التجارية في المؤسسات، والتكامل بين عدة وحدات في المؤسسة، ويستخدم هذا النظام في الشركات، بداية من الصغيرة، حتى الشركات الكبيرة.
ويعمل هذا النظام على التكامل بين عدة وحدات، كالإدارة المالية، والإنتاج، والموارد البشرية، وإدارة العلاقات مع العملاء لتنسيق العمليات والتحكم بها بأفضل طريقة ممكنة،ويهدف هذا النظام إلى توفير وسيلة شاملة وفعالة لإدارة العمليات والموارد في الشركة أو المؤسسة، وتحقيق الأهداف المرجوة، حيث يمكن من خلاله إدارة المخزون والإنتاج والمبيعات والمشتريات والحسابات وغيرها، وتوفير بيانات دقيقة حول الأداء العام للمؤسسة، واستخراج تقارير وإحصائيات؛ تساعد على إتخاذ القرارات الصحيحة.
الفرق بين نظام POS ونظام ERP
لتتعرف على كيفية تكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP، يجب أن تتعرف على الفرق بين كلًا من النظامين، فنظام POS يستخدم لإدارة عمليات البيع والمخزون للمتاجر، بينما يستخدم نظام ERP لتنظيم العمليات داخل المؤسسات، ومن الفروق الأساسية هي:
- نطاق التطبيق: حيث يستخدم نظام نقاط البيع في المحلات الإلكترونية و المتاجر، بينما يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات في أي مؤسسة، تعتمد على الإنتاج، والتوزيع، والخدمات المالية.
- المجالات الوظيفية: حيث يهتم POS بعمليات البيع والمخزون و إدارة المبيعات والعملاء، بينما يستخدم نظام ERP في مجالات أكبر، مثل الإنتاج والتوزيع، والموارد البشرية وإدارة العلاقات مع العملاء، والمحاسبة.
- مستوى التكامل: حيث يعمل نظام POS كنظام مستقل، ولا يتكامل مع الأنظمة الأخري، بينما نظام ERP يعتبر مركز متكامل، به يتكامل جميع عمليات الأعمال.
- الأمان: يتعرض نظام POS إلى عمليات عدة، مثل الاحتيال، والنصب، والتلاعب في النتائج، بينما يوفر نظام ERP مستوى أعلى من الحماية؛ فيتم تحديثه وصيانته بشكل دوري.
- التكلفة: يعد نظام نقاط البيع أرخص من نظام تخطيط موارد المؤسسات، والذي يتطلب الأجهزة والبرمجيات، والتدريب والتنفيذ.
- التخصيص: يأتي نظام POS بإعدادات مسبقة سهلة التخصيص، لكن نظام ERP يتطلب تخصيصه تكاليف إضافية ووقت؛ ليتناسب مع احتياجات مؤسستك.
- الاستخدام: يستخدم نظام POS في المؤسسات التي تتعامل مع العملاء مباشرةً، بينما يستخدم نظام ERP في المؤسسات التي تحتاج لإدارة شاملة لجميع عملياتها التجارية.
- النطاق: يغطي نظام POS عمليات البيع والتخزين والتقارير المالية، بينما يغطي نظام ERP مجموعة واسعة من العمليات التجارية من المشتريات والإنتاج، إلى التوزيع والمبيعات والمحاسبة.
- الوظائف: يركز نظام POS على وظائف البيع والدفع والمخزون، بينما يحتوي نظام ERP على وظائف، مثل إدارة الموارد البشرية، والإنتاج وإدارة العلاقات مع العملاء، والتوريد.
- التقارير: يوفر نظام POS تقارير حول الإيرادات والمبيعات، بينما يوفر نظام ERP تقارير حول جميع جوانب المؤسسة، من المشتريات والإنتاج، والمبيعات والمحاسبة.
تحديات استخدام أنظمة POS / ERP وكيفية التغلب عليها
رغم تكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP تواجه المؤسسات بعض التحديات في إستخدامهما، ومن أبرزها:
- تعقيد التنفيذ: حيث تتطلب الأنظمة الكثير من الوقت والجهد والموارد، مما يؤدي إلى التكاليف المرتفعة، وتعقيدات التكامل مع المؤسسة.
- عدم تدريب المستخدمين: مما يجعلهم غير قادرين على الاستفادة من تلك الأنظمة.
- صعوبة التخصيص: فقد يصعب تخصيص بعض النظم القياسية لتلبية إحتياجات المؤسسة الفردية، مما يتطلب خبرة تقنية مختصة.
- عدم الحفاظ على النظام: فإن عدم تحديث تلك الأنظمة يجعل بياناتها قابلة للفقد.
للتغلب على تلك التحديات يجب أن تقوم بإتباع التخطيط الجيد، تحديد الموارد المطلوبة، وتحديد جدول زمني للتنفيذ، وأن يكون هناك خطة لتدريب المستخدمين على استخدام النظام، وتوفير الدعم الفني لهم، بالإضافة إلى ضرورة استخدام أدوات تخصيص قوية، يجنب من صعوبة التخصيص بسهولة.
كيف تختار النظام المناسب لعملك أو شركتك؟
بعد التعرف على كيفية تكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP يمكن تسهيل الاختيار خلال إتباع بعض النصائح، والتي تتمثل فيما يلي:
- تحديد احتياجات الشركة بدقة، والمميزات التي تحتاجها في النظام المناسب.
- مقارنة النظامين من حيث المميزات، التكلفة، ومدي التوافق مع الإحتياجات.
- يمكن أن تستشير خبير للمساعدة في الأختيار، أو طرح السؤال على شركات أخرى.
- معرفة التكلفة أولًا لكلًا من النظامين؛ للتأكد من ملائمته للشركة والميزانية.
- التحقق من توافر التدريب والدعم الفني، في حالة وجود أي مشكلة.
من خلال التعرف على كل ما يحيط بتكامل أنظمة POS مع أنظمة ERP، نستطيع القول إن نظام POS يستخدم في الشركات الصغيرة والمحلات للبيع بالتجزئة، بينما نظام ERP يستخدم للشركات الكبيرة، والأكثر تعقيدًا.