يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات للموارد البشرية في إدارة الموارد البشرية داخل الشركات والمؤسسات بشكل شامل ومتكامل، ويعتبر أفضل الأنظمة لذلك المجال، حيث يساعد على تنظيم وتسجيل البيانات المتعلقة بالموظفين، والإجراءات الإدارية المتعلقة بهم، ويتضمن نظام ERP للموارد البشرية العديد من الميزات والوظائف الأساسية، تابع معنا من خلال موقع برام سوفت لمعرفة ما هو دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية.
دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية
يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في تحسين الإدارة العامة للشركة، وتحقيق الأهداف المرجوة، فهو يساعد على تحسين الكفاءة والإنتاجية، تقليل الأخطاء الإدارية، تحسين الاتصال، والتنسيق بين الإدارات المختلفة، وتوفير الوقت والجهد والموارد.
كما يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ضروريًا للشركات الكبيرة والمتوسطة الحجم، والتي تتطلب إدارة كبيرة للعمليات والموارد، ويمكن تخصيصه لتلبية احتياجات الشركة المختلفة، وتحقيق الأهداف المرجوة، ويضم دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية ما يلي:
- تسجيل البيانات الشخصية للموظفين.
- تعيينات وتقاعدات جديدة.
- التدريب والتطوير، والأجور والمكافآت، والخصومات وساعات الحضور والانصراف، وغيرها من العمليات الإدارية.
ما هي الشركات التي تستخدم نظام ERP؟
في إطار التعرف على دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية، نتناول الشركات التي تستخدم تلك الأنظمة، إذ تستخدم العديد من الشركات المختلفة نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإدارة عملياتها، وتحسين الكفاءة والإنتاجية بشكل عام، تشمل هذه الشركات ما يلي:
- الشركات الصناعية: تستخدم الشركات الصناعية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإدارة عمليات الإنتاج والتوريد، والتوزيع والمخزون، والجودة والصيانة والإصلاح.
- شركات الخدمات: تستخدم شركات الخدمات نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإدارة عمليات خدمة العملاء، والموارد البشرية، والمالية، والإدارية، والتسويقية.
- الشركات الحكومية: تستخدم الشركات الحكومية نظام تخطيط موارد المؤسسات لإدارة العمليات الحكومية المختلفة، مثل الضرائب، والمالية، والموارد البشرية والخدمة المدنية، والتخطيط الاستراتيجي.
- الشركات الطبية: تستخدم الشركات الطبية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لإدارة عملياتها الطبية، مثل إدارة المرضى، والمواعيد والمخزون الطبي، وإدارة الفواتير والشؤون المالية.
- الشركات العقارية: تستخدم الشركات العقارية نظام ERP لإدارة عمليات الشراء والبيع والإيجار والتسويق وإدارة المشاريع العقارية، والموارد البشرية والمالية.
أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP
يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أحد الأنظمة الرئيسية التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لتحسين إدارة عملياتها، وتعتبر هذه الأنظمة حاسمة للغاية في تحقيق الأهداف المرجوة، وتوفير الوقت والجهد والموارد، وفيما يلي سبب أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الشركات:
- توفير الوقت والجهد: يساعد نظام ERP على تقليل الوقت والجهد الذي يبذله المستخدمون في إدارة العمليات المختلفة في الشركة، كما يساعد على تحسين الكفاءة والإنتاجية في الإنتاجية العامة.
- تحسين التنسيق: يساعد نظام ERP على تحسين التنسيق بين جميع الإدارات والفروع في الشركة، ويجمع البيانات من كافة الأقسام، ويجعلها متاحة للجميع، مما يساعد على تحسين التواصل، وتحقيق الهدف المشترك.
- تحسين إدارة المخزون: يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحسين إدارة المخزون، وتقليل المخزون الزائد، مما يوفر المال والوقت.
- تحسين الإدارة المالية: يساعد نظام ERP على تحسين الإدارة المالية، وتحليل البيانات المالية، ويساعد في تقديم تقارير مفصلة ودقيقة، تساعد في اتخاذ القرارات المالية الصحيحة، ويوفر الوقت والجهد في معالجة البيانات المالية.
- تحسين الأمن والحماية: يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحسين أمن وحماية البيانات والمعلومات، ويتميز بنظام أمان متكامل؛ يضمن حماية البيانات الحساسة، ويمنع الوصول غير المصرح به.
- تحسين الرؤية الإستراتيجية: يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تحسين الرؤية الاستراتيجية للشركة، وتوفير البيانات والتقارير التفصيلية، والتي تساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.
مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP
يتكون نظام ERP (نظام تخطيط موارد المؤسسات) من العديد من المكونات التي تعمل معًا لتحقيق أهداف الشركة بشكل شامل، تتضمن هذه المكونات عادةً ما يلي:
- إدارة الموارد البشرية: يشمل هذا المكون إدارة العمال، الرواتب، التدريب والتطوير، الإجازات، التقييم، وغيرها.
- إدارة سلسلة التوريد: يتضمن هذا المكون إدارة المشتريات، وإدارة المخزون، وإدارة الشحن، والتوزيع، وإدارة علاقات الموردين، والوظائف الأخرى المتعلقة بسلسلة التوريد.
- المحاسبة والمالية: يتضمن هذا المكون إدارة الميزانية، والحسابات وإعداد التقارير المالية، والمحاسبة العامة وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة، والوظائف المالية الأخرى.
- إدارة الإنتاج: يتضمن هذا المكون إدارة عمليات الإنتاج، والتخطيط ومراقبة الإنتاج والجودة، وإدارة المواد اللازمة للإنتاج، والمزيد.
- إدارة علاقات العملاء: يتضمن هذا المكون إدارة الاستفسارات والأوامر والشكاوى، والتواصل مع العملاء، وتقديم الدعم الفني والمزيد.
- التحليلات والتقارير: يتضمن هذا المكون تحليل البيانات، وإنشاء التقارير التفصيلية والمؤشرات الرئيسية، والتحليل الإحصائي والتحليل المالي والإداري وغيرها من التحليلات التي تساعد في اتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.
- إدارة العمليات: يشمل هذا المكون إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية، وتحسينها وتطويرها، ومراقبتها لتحقيق أفضل النتائج.
- إدارة الأصول: يتضمن هذا المكون إدارة الأصول الثابتة والمتنقلة، والملكية الفكرية والمزيد.
ما هي أنواع نظام تخطيط موارد المؤسسات؟
لقد مر تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بمراحل تدريجية مختلفة، وتم بناؤه بشكل أساسي على تطوير الأنظمة السابقة، نظام تطوير MRP الذي يركز على عمليات التصنيع والإنتاج، ونظام إدارة العملاء CRM، الذي يدير العملاء من جذبهم إلى التعامل معهم، والمحافظة عليهم، وبناء علاقة طويلة المدى، إليك أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وهي:
1- الأنظمة مفتوحة المصدر
من خلال التعرف على دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية، ينبغي أن نعرف أيضًا أن بعض الأنظمة مفتوحة المصدر مجانية، مع رسوم للتحديثات، وخدمات الدعم الفني، وبعضها مدفوع، لكن ما يميزها هو أن الكود البرمجي الخاص بها متوافر، مما يسمح لك بالتطوير عليها، وإضافة الميزات التي تحتاجها دون العودة إلى الأصل صاحب البرنامج.
2- الأنظمة في مكان العمل
هي أنظمة غير سحابية يتم تركيبها في مكان عملك، مع إجراء التعديلات والمتطلبات المناسبة لنشاطك، وذلك بعد تقديم قائمة متطلباتك إلى الشركة المسؤولة عن تقديم الخدمة (مقدمي الخدمة)، تقتصر هذه الأنظمة على أجهزة الشركة التي تم تركيبها من أجلها، ولا يوجد لها تواجد شبكي سحابي عبر الإنترنت، إلا في حالة استخدام نظام مزدوج، يجمع بين الأنظمة المحلية والسحابية.
3- الأنظمة المعتمدة على السحابة
الأنظمة السحابية تعني الأنظمة المتصلة بالإنترنت، والتي يمكن الوصول إليها من جميع الأجهزة، دون الحاجة إلى تهيئة أجهزة الشركة لها، أو أي استعدادات من هذا القبيل، غالباً ما ترتبط الأنظمة السحابية بنظام الاشتراك الشهري، حيث يسمح لك مزود الخدمة بالاستخدام مقابل مدة الاشتراك، وينتهي تقديم الخدمة للتوقف عن دفع الاشتراك.
كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات؟
تعمل أنظمة إدارة موارد المؤسسة بهدف تكامل وتوحيد العمليات المختلفة، وذلك بالاعتماد على قاعدة بيانات مركزية موحدة، ونظام مشترك لتبادل المعلومات، يمكن تبسيط خطوات عمل أنظمة ERP من خلال الخطوات التالية:
- تقوم هذه الأنظمة بإدخال البيانات بشكل مجمع إلى النظام الأساسي؛ لتكوين قاعدة البيانات المركزية التي تضم كافة المعلومات، ومن ثم يتم تخزين هذه البيانات وتنسيقها داخل النظام، بشكل منظم ومنطقي.
- تعتمد آلية عمل أنظمة وبرامج تخطيط موارد المؤسسة على وحدات وظيفية متنوعة، تغطي جميع جوانب العمل داخل المنظمة، بهدف سهولة مشاركة المعلومات مع أقسام المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، بما يضمن تحديثها تلقائيًا وموثوقيتها، وإتاحة الوصول إليها في أسرع وقت ممكن؛ لاتخاذ القرارات الصحيحة.
- من خلال أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكن إنشاء تقارير ورسوم بيانية؛ تساعد في تقييم أداء المنشأة من خلال تحليل البيانات والإحصائيات المهمة الواردة في هذه الوثائق الرقمية التوضيحية، بهدف تحديد الاتجاهات ونقاط القوة والضعف، وتحقيق التحسين المستمر.
- تعتمد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديثة على البنية التحتية السحابية، أي أن جميع الموارد التي تساعد في إدارة المؤسسة يتم توفيرها عبر الإنترنت، وذلك من خلال استضافة النظام وقاعدة البيانات في شبكات الاتصال، وإتاحتها عبر الإنترنت من أي مكان، وعلى أي جهاز من خلال متصفح الويب، وهو ما يلغي عبء تثبيت برامج إضافية على أجهزة الموظفين، ويمكن من أن يكون وصول المستخدم محدودًا، مما يضمن قدرًا أكبر من أمان البيانات والخصوصية.
- تتيح أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المستندة إلى السحابة المرونة وسهولة التوسع، حسب احتياجات العمل وتغيراته.
بنهاية حديثنا عن دور أنظمة ERP في إدارة الموارد البشرية يمكننا القول: إن تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمثل خطوة استراتيجية مهمة للشركات والمؤسسات في تحسين كفاءتها، وزيادة قدرتها التنافسية في سوق الأعمال اليومية، من خلال دمج العمليات، وتوحيد البيانات، كما أنه يوفر فرصًا كبيرة لتحسين الإنتاجية واتخاذ قرارات أفضل، بناءً على معلومات دقيقة وشاملة.