لأن الشركات والمُؤسسات الناجحة تحتاج إلى توافر المخازن المُنظمة، والتي من الأفضل أن تُدار بشكل أكثر تطور وتقدم من ذي قبل، نتعرف سويًا من خلال موقع برام سوفت على سيستم إدارة المخازن، والذي له العديد من المزايا التي تُساعد على سير العمل في كافة أنحاء الشركة أو المُؤسسة على نحو أفضل، خاصةً وأن ذلك النظام المُتميز، يُساعد على إدخار الوقت، والذي من المُمكن استغلاله في القيام بالعديد من المَهام الأخرى.
ما هو سيستم إدارة المخازن؟
هو البرنامج القادر على أن يقوم بتنظيم كل ما تحتوي عليه المخازن بإحترافية بالغة، وفي وقت قياسي للغاية، لمنح الكوادر البشرية الفرصة في القيام بالأعمال الأخرى الأكثر تعقيدًا، أو التي تحتاج إلى المهارات البشرية لأدائها، مثل: التفكير في حل المُشكلات، البحث عن سُبل التطور في المجالات التي تحتاج إلى ذلك داخل الشركة أو المُؤسسة وغيرها.
فمن خلال سيستم إدارة المخازن ستحصل على أفضل ترتيب للبضائع بمُختلف المخازن، كما ستتمكن من الوصول إلى كافة المُنتجات بكل سهولة ويُسر، بالإضافة إلى الكثير من المُميزات التي لا غنى عن الحصول عليها، إن أردت لشركتك أو مُؤسستك الوصول إلى أعلى مراتب التطور الذي يُؤهلها إلى النجاح.
علمًا بأن سيستم إدارة المخازن يُمكنه أن يلتقط الصور للمُنتجات الأولية بالمخازن، وأخرى للمُنتجات التي تم تجهيزها، وفي طريقها للانتشار في الأسواق، فهو من البرامج التي تعمل على حماية كل ما هو داخل تلك المخازن، خاصةً وأنه يُوفر لك المعلومات التفصيلية عن الكميات التي تحتوي عليها المُستودعات.
كذلك طبيعة تلك الكميات، والحركات التي تمت منذ قدومها إلى المخازن حتى الوقت الحالي، مع العلم أن سيستم إدارة المخازن يعمل على حصر كل ما يتوفر بعدد لا نهائي من المخازن، فهو لا يقتصر على الإلمام بمعلومات عدد مُعين من المخازن فقط.
مما يعني أن الحصول على سيستم إدارة المخازن واستخدامه على النحو الصحيح، يُوفر لك توظيف الكثير من الكوادر البشرية التي من المُمكن أن تقوم بالمَهام ذاتها، علاوة على أن ذلك النظام يُمكنه أن يقوم بإنشاء المُستندات التي تُشير إلى عمليات التحويل أو التوريد، أو غيرها من العمليات التي تُجرى على المُنتجات التي تتوفر بالمخازن.
مُميزات سيستم إدارة المخازن
هناك العديد من المُميزات التي تجعل امتلاك سيستم إدارة المخازن أمر لابد منه، والتي تتشكل على النحو التالي:
1- متابعة الحركات اليومية بالمخازن
من خلال استخدام سيستم إدارة المخازن يُمكنك أن تتابع كافة التحركات التي تتم داخل المخازن بمُختلف أنواعها، كما أن ذلك النظام يعمل على تنظيم حركة الخروج للبضائع، تبعًا للطريقة التي تم تحديدها من قِبل المُستخدم.
2- إعداد التقارير
يقوم ذلك النظام بإعداد كافة أنواع التقارير، والتي تحتوي على مُختلف المعلومات التي تخص المخزون بإحترافية بالغة وفي وقت قياسي، كما أن المُستخدم سوف يتمكن من الحصول على المعلومات الوافية حول الهالك، المُرتجعات، وأسباب إرجاعها، بالإضافة إلى تكلفتها.
3- جرد المخازن
إن القيام بجرد المخازن من أهم الأمور التي تستوجب التركيز والدقة، لذا فإن استخدام سيستم إدارة المخازن هو الخيار الأمثل في تلك الحالة، وذلك لأنه يقوم بجرد المخزون بشكل لا يقبل التشكيك، كما أنه يُراقب الكميات المُتوفرة، ويُعرفك على مُستوى جودتها وتكلفتها، دون الحاجة إلى الاستعانة بأي من الكوادر البشرية لأداء تلك المُهمة.
4- تحديد ميزانية المخزون
يقوم ذلك السيستم بتقييم البضائع المُتوفرة بشكل مُستمر، مما يجعل لديك الفرصة الذهبية في الحصول على ميزانية وافية تتضمن ثمن المُنتجات، نسبة الأرباح عند بيعها، مُتوسط التكلفة، وغيرها من المُعادلات التي يُمكنه القيام بها، بناءً على المعلومات التي تم تزويده بها.
5- تحديد مُتطلبات السوق
هل تعلم أنه يُمكنك من خلال اللجوء إلى سيستم إدارة المخازن أن تُزيد من حجم مَبيعاتك؟ مما يعني الحصول على المزيد من الأرباح دون الحاجة إلى القيام بالكثير من الإجراءات، وذلك لأن سيستم إدارة المخازن يعمل على جدولة مُتطلبات السوق، ومواعيد التسليم التي يودون الحصول على تلك المُنتجات فيها، كما أنه يُمكنه توقع مُتطلباته المُستقبلية، وذلك تبعًا لحركة المُنتجات المُخزنة داخل المُستودعات.
6- شحن البضائع بسهولة ويسر
فمن خلال استخدام سيستم إدارة المخازن يُمكنك القيام بشحن مُختلف أنواع البضائع من المخازن من خلال القيام بخطوة واحدة فقط، كما أن ذلك النظام يُمكنه أن يقوم بتنسيق طلبات العملاء المُختلفة، ومواعيد التسليم بدقة مُتناهية.
7- ترتيب البضائع
يقوم ذلك النظام المُميز بترتيب كافة أنواع البضائع التي تحتوي عليها المخازن، وذلك عن طريق آلية مُميزة يتمتع بها، بالإضافة إلى أنه يُسهل على المُستخدم إدارج الأصناف المُتعددة، وإدخالها إلى المخازن، دون مُواجهة أية عوائق.
8- طلب عرض سعر
نعم، يُمكن سيستم إدارة المخازن أن يُوافيك بأفضل عروض الأسعار، وذلك عندما توشك أي من البضائع على الانتهاء من داخل المُستودعات، إذ أنه في تلك الحالة يقوم من تلقاء نفسه بمُراسلة المُوردين، وذلك من أجل الحصول على عرض سعر، لتكون لديك الفرصة في الاستفادة من العروض الحصرية، والمُقدمة من خلالهم.
كما أن النظام يقوم بإرسال الكمية المُراد الحصول عليها إلى المورد من أجل تجهيزها في موعد مُحدد، مما يضمن لك عدم نفاذ أي من المُنتجات داخل المخازن.
الأدوات التي تحتاجها لتنفيذ سيستم إدارة المخازن
هناك العديد من الأدوات التي ستحتاجها من أجل تنفيذ ذلك النظام على النحو المثالي، والتي تتشكل كما يلي:
- خدمة الإنترنت: تلك التي تُساعد على ربط الأجهزة وكافة المُعدات التي تُساعد النظام على العمل بشكل مثالي.
- برامج إدارة التوريد: تلك التي تُساعد على التنسيق الجيد بين العميل والمُورد.
- الحلول السحابية: والتي تُوفر النظام الإداري، الذي يسهُل التواصل معه في أي وقت وأي مكان.
- برنامج تحليل البيانات: هو البرنامج الذي يعمل على تحليل الأرقام، وكافة أنواع البيانات التي تتعلق بالبضائع المُتوفرة داخل المخازن.
- الرموز الشريطية: هي التي تُساعد على تتبع المُنتجات عند التوزيع، والقيام بعمليات الشحن، كما أنها تُحدد المُنتجات وتقوم بتعريفها بمُستوى عالٍ من الإحترافية.
- أجهزة باركود: تلك التي تسجل كافة البيانات التي تتعلق بالبضائع المُتوفرة داخل المخازن، وتقوم بربطها بشكل سَلس للغاية بالنظام الإداري.
- برامج الإدارة: تلك التي تعمل على تحديد مُستوى المخزون في كافة المُستودعات، كما أنها تعمل على مُراقبة كافة التحركات بها، سواء المُنتجات الواردة، أو الخارجة منها.
خطوات تنفيذ سيستم إدارة المخازن
ليكون سيستم إدارة المخازن ناجحًا، عليك اتباع تلك الخطوات:
- حدد ما تحتاجه الشركة، حيث المُميزات التي تُود أن يتمتع بها ذلك النظام.
- اختر النظام، فهناك الكثير من أنواع سيستم إدارة المخازن، يُمكنك الاختيار من بينها، فيما يتوافق مع مُتطلباتك.
- قم بتثبيت النظام الذي وقع عليه اختيارك.
- قم بتدريب المُوظفين على استخدامه.
- اجعل النظام مُتمَاشيًا مع نظام العمل.
- قم بتجربة النظام من خلال إجراء بعض العمليات بشكل مبدئي.
- استمتع باستخدام سيستم إدارة المخازن، بعد التأكد من صلاحيته، وتوافقه مع مُتطلبات العمل.
- قم بتحديث سيستم إدارة المخازن بشكل مُستمر، وأيضًا صيانته بشكل دوري، للحصول من خلاله على أعلى مُستوى من الأداء.
الآن، قد أصبح بين يديك كافة المعلومات الوافية التي تدور حول سيستم إدارة المخازن، والذي سيُساعدك بكل تأكيد على تنظيم المُستودعات الخاصة بمشروعك بشكل مثالي، لما يُقدمه لك من مُميزات رائعة، كما تعرفنا سويًا على أهم الأدوات التي تحتاجها لتنفيذه، كي لا تستغرق الوقت الطويل للاستمتاع باستخدامه، ومُواكبة التكنولوجيا التي تخدم مجال عملك، وتسعى إلى تطويره.