تعتبر نقاط البيع (Pos) من أهم الأنظمة التي تستخدمها الشركات بمختلف أنواعها، سواء الخدمية أو التجارية، وأصبحت جزءً لا يتجزأ من منظومة عمل شركات البيع بالتجزئة والجملة، ومن الصعب أن تجد أية شركة أو منشأة عامة أو خاصة تقوم بعملها دون وجود نظام نقاط بيع ناجح وفعال، ولكن دعونا نرجع خطوة إلى الوراء، لماذا تم اعتماد أنظمة نقاط البيع في كافة أنحاء العالم؟ ما هو أهم ما تأخذه بعين الاعتبار عند اختيار نظام نقاط البيع لفروع منشأتك؟
لتتعرف على الإجابة تابع السطور القادمة، حيث نتناول من خلال موقع برام سوفت طبيعة عمل نقاط البيع، و كيفية اختيار نظام POS المناسب لشركتك، وما هي خطوات عمل نظام POS.
ما هو نظام نقاط البيع POS؟
قبل التعرف على كيفية اختيار نظام POS المناسب، ينبغي أن تتعرف على ماهيته، فنظام نقاط البيع POS أو برنامج المبيعات هو نظام يساعد العملاء على إتمام عمليات الدفع لمشترياتهم، سواء من خلال المتاجر العادية، أو الإلكترونية، فهو يساعد الشركات على تسجيل وتتبع المدفوعات، وإدارة مخزون المنتجات والعمليات الأخرى التي تؤثر على سير العمل، مثل الموارد البشرية والموردين وما إلى ذلك.
كيف يعمل نظام نقاط البيع POS ؟
تختلف أنظمة نقاط البيع في بعض التفاصيل، ولكنها بشكل عام تعمل بخطوات متشابهة، وهي:
- يتم إدخال المنتجات التي يرغب العميل في شرائها، إما عن طريق مسح الباركود الموجود على المنتج، أو إدخاله بشكل يدوي.
- يقوم النظام بعرض الفاتورة شاملة سعر المنتجات وأي تكاليف إضافية إن وجدت، مثل الضريبة، أو حتى الخصومات في حالة وجود عروض.
- يقوم العميل باختيار طريقة الدفع المناسبة، سواء نقدًا، أو عن طريق البطاقة المصرفية.
- بعد إتمام عملية الدفع بنجاح، يقوم النظام بإصدار الفاتورة، والتي يمكن طباعتها على الطابعة المرفقة بالنظام، أو يمكن إرسال الفاتورة إلكترونيًا إلى البريد الإلكتروني.
- يقوم النظام بتغيير كمية المنتجات الموجودة في المخزون إذا كان يتضمن نظام إدارة المخزون كجزء من نظام نقطة البيع، أو إذا كان نظام نقطة البيع مرتبطًا بنظام مخزون تابع لجهة خارجية.
مميزات أنظمة نقاط البيع POS
اليوم أصبحت أنظمة نقاط البيع أكثر من مجرد أدوات لإتمام معاملات الدفع، فهي تتمتع بالعديد من المميزات التي تساعد أعمالك على النجاح، لتتعرف عليها في إطار التعرف على كيفية اختيار نظام POS المناسب، إذ أنها تتشكل على النحو التالي:
1- متابعة الأداء المالي
يوفر لك نظام نقاط البيع العديد من التقارير المالية اللحظية، مما يساعدك على متابعة الوضع المالي لأعمالك بشكل محدث وبدقة، على سبيل المثال يمكنك تتبع مبيعاتك و نفقاتك وكل التدفق النقدي الذي تتلقاه.
يمكنك أيضًا تحديد بعض أهداف المبيعات، وتوزيعها على موظفي المبيعات؛ لمتابعة تحقيقها من خلال التقارير، بالإضافة إلى إمكانية استخراج التقارير المالية المتنوعة، مثل تقارير المخزون، وتقارير الميزانية، وغيرها من التقارير التي تساعدك على تحليل أداء مشروع عملك بسهولة.
2- إتمام المهام
عند الحديث عن المهام التي تحتاج الشركات إلى تنفيذها، مثل تحديث كميات المخزون في الوقت المحدد، وتنفيذ الخصومات والعروض للعملاء، وإصدار إيصالات الدفع تلقائيًا، تعمل برامج المبيعات الحديثة على إتمام هذه الأنشطة وغيرها بدقة.
3- ربط كافة المواقع التجارية
تساعدك أنظمة نقاط البيع على إدارة كافة مواقع الأعمال بكفاءة عالية، يمكنك متابعة جميع الفروع والمتاجر ونقاط الدفع واستخراج تقارير تفصيلية عن كل فرع ومخزن من مكان واحد وبطريقة منظمة، كما يمكنك إضافة وحذف الموظفين، ونقل المنتجات بين مواقع العمل بسهولة من خلال النظام.
ما هي مكونات نظام نقاط البيع؟
تتكون أنظمة نقاط البيع من شقين، نتعرف عليهما تفصيليًا من خلال ما يلي:
1- البرمجة
هو المكون الأساسي لنظام نقاط البيع، الذي يتضمن كافة مميزات النظام، بدءً من إتمام عملية الدفع، وحتى جرد المخزون والتقارير، وذلك من خلال الأقسام التالية:
- إدارة المنتجات: من خلال نظام نقاط البيع يمكنك تصنيف وترتيب منتجاتك حسب النوع، أو العلامة التجارية، أو المواصفات، مثل اللون، أو الحجم، أو القياس، وكتابة مواصفات كل منتج، بالإضافة إلى إمكانية إنشاء منتجات مركبة من عدة منتجات.
- إدارة المخزون: يهتم قسم إدارة المخزون بمراقبة مستويات مخزونك في الوقت الفعلي، ومعرفة حركة كل صنف، والأصناف الأكثر أو الأقل مبيعاً، فهو يعلمك عندما تصل كمية المنتج إلى الحد الأدنى، ويساعدك على إدارة المرجع بسهولة.
- إدارة علاقات العملاء (CRM): قسم إدارة علاقات العملاء يهتم بمراقبة نشاط عملائك و سلوكهم الشرائي، وجمع بياناتهم، مثل البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف، كما يدعم برامج ولاء العملاء التي تقدم الهدايا والعروض.
- إدارة الموظفين: يمكنك من خلال النظام إضافة الموظفين، وتسجيل بياناتهم، وأرشفة وثائقهم، بالإضافة إلى إمكانية منح كل موظف الصلاحيات المناسبة، وتحديد ساعات عمله، ومراقبة أدائه.
- إدارة الأصول: يساعدك نظام نقاط البيع على إدارة أصولك بكافة أنواعها، سواء الثابتة، أو الجارية، أو غير الملموسة، وهي كل ما تمتلكه الشركة وله قيمة، مثل العقارات والسيارات، يمكنك إضافتها إلى النظام، وحساب قيمتها.
2- الأجهزة
يتضمن نظام نقاط البيع عدة أجهزة ضرورية، لضمان سير العمل، كل جهاز مسؤول عن أداء وظيفة محددة، هذه الأجهزة هي:
- الجهاز الرئيسي: قد يكون جهاز كمبيوتر، جهاز لوحي، أو حتى جهاز جوال من الأنواع الذكية، والذي يمكن من خلاله إدارة المنتجات والمشتريات، وعرض الفاتورة وغيرها من المهام.
- قارئ بطاقات الدفع: لإتمام عملية الدفع عن طريق البطاقات المصرفية، يعمل عن طريق تمرير البطاقة، ثم إدخال الرقم السري، ومؤخرًا ظهرت أجهزة الدفع اللاتلامسية.
- الطابعة: تستخدم لطباعة الفواتير والإيصالات غالبًا بحجم صغير، وطباعة الإيصالات على أوراق صغيرة، يمكن لبعض أنظمة نقاط البيع، إرسال الفواتير والإيصالات عبر البريد الإلكتروني.
كيفية اختيار نظام POS المناسب
على الرغم من أن أنظمة نقاط البيع تتشابه في وظائفها، إلا أنها تختلف في بعض الخصائص والمميزات، إن وجود النظام الصحيح يوفر عليك الكثير من العمل اليدوي، ويساعدك على أداء عمليات عملك بكفاءة، للحصول على النظام الصحيح تعرف على خطوات كيفية اختيار نظام POS المناسب؛ وهي:
الخطوة الأولى: تحديد متطلبات النظام لديك
ابدأ بإعداد قائمة بالمهام المطلوبة في النظام، ودراسة الأنظمة التي تستخدمها الشركات المشابهة لشركتك، خلال هذه الخطوة يجب عليك إتمام مما يلي:
- دعم المنتجات: تحديد نوع المنتجات المستخدمة في النظام، سواء كانت سلع، أو خدمات، أو منتجات مركبة من عدة منتجات، أو منتجات رقمية.
- اختيار أقسام النظام الرئيسية: اختر ما يناسبك من أقسام نظام برمجيات نقاط البيع لتحقيق كافة محاور العمل، وأضف إليها بعض الميزات الأخرى الخاصة بنوع عملك، على سبيل المثال تحتاج المطاعم إلى القدرة على إدارة الطلبات لكل طاولة، وتحتاج الفنادق إلى نظام حجوزات.
- التعرف على التقارير المطلوبة: تحديد التقارير التي تحتاجها، سواء للمخزون، أو التقارير المالية، والمحاسبية، أو تقارير الموارد البشرية وغيرها، كما يمكنك الحصول على نظام يمنحك المرونة اللازمة لتصميم تقاريرك بما يناسبك بسهولة عند الحاجة.
- تحديد طرق وأنظمة الدفع: التعرف على كافة طرق الدفع التي يستخدمها عملائك، سواء الدفع نقدًا، أو بطاقات البنوك العالمية، مثل ماستر كارد، أو فيزا، أو حتى البطاقات المحلية، وطرق الدفع.
- دعم اللغات والعملات: تحديد اللغات والعملات التي يستخدمها عملائك، تبيع بعض المتاجر منتجاتها في أكثر من دولة، لذلك ستحتاج إلى نظام قادر على عرض نفس المنتج بعملات مختلفة، ولغات مختلفة.
- تحديد نوافذ ومحطات الدفع: هل لشركتك فروع متعددة أو نقطة بيع واحدة؟ هل سيدفع العميل في مكان محدد؟ مثل الدفع بالقرب من باب الخروج في متاجر البيع بالتجزئة، أو هل ستحتاج إلى نقاط الدفع عبر الهاتف المحمول؟ مثل المطاعم، حيث يقوم العميل بالدفع على طاولته بعد تناول وجبته.
الخطوة الثانية: تحديد نوع النظام
هناك نوعان رئيسيان من الأنظمة، تعرف على كلًا منهما على حدة؛ لتتمكن من تحديد النظام الذي يخدم مؤسستك ويلبي طلباتك، وهما:
1- الأنظمة العادية
يطلق عليها الأنظمة الداخلية، و يتم تركيب النظام على جهاز كمبيوتر عادي، أو سيرفر في حالة الشركات الكبيرة، وجميع المعلومات والبيانات موجودة على هذا الجهاز فقط، وهذا النوع لا يحتاج إلى اتصال بالإنترنت، ويناسب المتاجر التي ليس لها فروع، و في المناطق التي تكون فيها شبكات الاتصالات ضعيفة.
2- الأنظمة السحابية
لا تتطلب الأنظمة السحابية جهازًا مخصصًا لتثبيت النظام وحفظ البيانات المختلفة، يتم حفظ البيانات على خوادم الإنترنت، لذا فهي تحتاج إلى اتصال بالإنترنت، وتعتبر الأنظمة السحابية مناسبة للشركات التي لديها مواقع متعددة، بما في ذلك الفروع والمستودعات والمتاجر عبر الإنترنت، تعد الأنظمة السحابية اليوم مناسبة لكافة الأعمال تقريبًا.
الخطوة الثالثة: تحديد ميزانيتك
تختلف تكلفة النظام بشكل أساسي اعتمادًا على كمية الميزات ونوعها، لذا كلما زاد عدد الأقسام التي يحتوي عليها نظام نقاط البيع لديك، زادت تكلفة النظام، ومن المهم أيضًا التحقق من أي تكاليف مخفية للنظام قبل البدء في إعداده، على سبيل المثال تتطلب الأنظمة السحابية ميزانية شهرية مخصصة لدفع ثمن اشتراك الخادم والمجال.
الخطوة الرابعة: اختر نظام نقاط البيع الخاص بك
بعد جمع المعلومات الضرورية حان الوقت لبرمجة النظام لتشغيله، لكن برمجة نظام معقد من الصفر قد تكون صعبة ومكلفة، ومع وجود العديد من الأنظمة مفتوحة المصدر التي يمكن تخصيصها لتناسب احتياجاتك، مثل POS الذي يعتبر من أشهر الأنظمة مفتوحة المصدر، يصبح من الأسهل الحصول على النظام الذي يناسبك.
بعد أن تعرفنا على كل ما يتعلق بكيفية اختيار نظام POS المناسب ، تبين لنا أن نظام نقاط البيع هو خيار مثالي لعملك أو مشروعك، وسيجلب لك العديد من المزايا، و سيوفر لك الكثير من الوقت والمال والجهد في إدارة مبيعاتك.